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Datenschutzerklärung

StartDatenschutzerklärung

Stand: März 2026

Wir freuen uns, dass Sie unsere Website besuchen (und unsere Onlinepräsenzen nutzen), und bedanken uns für Ihr Interesse. Im Folgenden informieren wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Angebote. Personenbezogene Daten sind hierbei alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Fuyuzakura Con (ein Projekt des Sakura no Yume e.V.)
Vertreten durch: René Baunemann
Bischofsheimer Straße 15
63477 Maintal, Deutschland

Telefon: +49 1525 1034377
E-Mail: datenschutz@fuyuzakura.de (oder info@fuyuzakura.de)
Website: https://fuyuzakura.de

Der für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Verantwortliche ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

2. Datenerfassung beim Besuch unserer Website

2.1 Hosting

Wir hosten unsere Website sowie unsere internen Systeme auf dedizierten Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend: Hetzner). Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst Hetzner verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse. Die Nutzung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen, sicheren und leistungsfähigen Darstellung unserer Website und Dienste. Um die datenschutzkonforme Verarbeitung zu gewährleisten, haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO mit Hetzner geschlossen.

2.2 Server-Logfiles

Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an den Seitenserver übermittelt (sog. „Server-Logfiles“). Wenn Sie unsere Website aufrufen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen:

  • Unsere besuchte Website
  • Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
  • Menge der gesendeten Daten in Byte
  • Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
  • Verwendeter Browser
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Verwendete IP-Adresse (ggf.: in anonymisierter Form)

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Eine Weitergabe oder anderweitige Verwendung der Daten findet nicht statt.

2.3 SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten und anderer vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie können eine verschlüsselte Verbindung an der Zeichenfolge „https://“ und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.

3. Cookies

Um den Besuch unserer Website attraktiv zu gestalten, verwenden wir Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Die Einwilligung zur Verwendung von Cookies, die nicht technisch notwendig sind, erfolgt über ein Cookie-Consent-Tool beim Erstbesuch unserer Website. Sie haben dort die Möglichkeit, Ihre Präferenzen zu verwalten und Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

  • Rechtsgrundlage (Technisch notwendige Cookies): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem technisch einwandfreien und optimierten Websitebetrieb).
  • Rechtsgrundlage (Alle anderen Cookies): Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung).

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen können. Bei Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

4. Kontaktaufnahme und Veranstaltungsmanagement

4.1 Kontaktaufnahme per E-Mail oder Formular

Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) werden personenbezogene Daten verarbeitet. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens und nur im dafür erforderlichen Umfang verarbeitet.

  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens). Zielt Ihre Kontaktierung auf einen Vertrag ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Löschung: Ihre Daten werden gelöscht, wenn der Sachverhalt abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.2 WhatsApp Business

Sie haben die Möglichkeit, uns über den Nachrichtendienst WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) zu kontaktieren. Sofern Sie uns für allgemeine Anfragen kontaktieren, verwenden wir Ihre Mobilfunknummer sowie – falls bereitgestellt – Ihren Namen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effizienten und zeitnahen Kommunikation. Bitte beachten Sie, dass WhatsApp Zugriff auf das Adressbuch des von uns verwendeten Endgeräts erhalten kann. Zweck und Umfang der Datenerhebung durch WhatsApp sowie Ihre Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen von WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/?eea=1#privacy-policy

4.3 Online-Helfer-, Aussteller- und Künstleranmeldung, Digitale Signatur (DocuSeal) und Archivierung

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, die Helfer-, Aussteller- sowie Künstleranmeldung vollständig digital vorzunehmen. Um die Vertraulichkeit und maximale Datensouveränität zu gewährleisten, nutzen wir hierfür ausschließlich selbst gehostete Open-Source-Lösungen:

  • Datenerfassung und Digitale Signatur (DocuSeal): Für das Ausfüllen der Formulare und die rechtsverbindliche digitale Unterschrift nutzen wir die Open-Source-Software DocuSeal. Wir betreiben DocuSeal als isolierten Docker-Container auf unseren eigenen Dedicated Root Servern bei der Hetzner Online GmbH.
  • Vorteil für Sie: Ihre Daten (einschließlich der Unterschrift und IP-Adresse während des Signaturvorgangs) werden zu keinem Zeitpunkt an externe Cloud-Anbieter oder Drittstaaten übermittelt. Die gesamte Verarbeitung findet in unserem direkten Zugriffsbereich in deutschen Rechenzentren statt.
  • Digitale Archivierung (Nextcloud): Nach Abschluss des Signaturvorgangs wird das fertige Dokument (der Vertrag im PDF-Format) automatisch in unserer vereinseigenen Nextcloud-Instanz gespeichert. Auch diese Instanz wird von uns selbst als Container-Anwendung auf unseren Hetzner-Servern betrieben.
  • Speicherdauer: Die Daten werden für die Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung gespeichert. Nach vollständiger Abwicklung der Veranstaltung werden die Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren für Rechnungen und Verträge von Ausstellern gemäß § 147 AO).
  • Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung des Helfer- bzw. Ausstellervertrages) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer effizienten, sicheren und papierlosen Veranstaltungsverwaltung).

Auch für diese selbst gehosteten Dienste haben wir mit der Hetzner Online GmbH einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

4.4 Ticketverkauf und Veranstaltungsmanagement (Pretix)

Für den Verkauf von Eintrittskarten und die Abwicklung unserer Convention nutzen wir das Open-Source-Ticketsystem Pretix. Um die volle Kontrolle über die anfallenden Besucher- und Bestelldaten zu behalten, betreiben wir Pretix selbst gehostet als isolierte Docker-Anwendung auf unseren eigenen Dedicated Root Servern bei der Hetzner Online GmbH.

  • Datenverarbeitung: Wenn Sie ein Ticket erwerben, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (wie z. B. Name, E-Mail-Adresse und Ticket-Auswahl) ausschließlich zur Abwicklung des Ticketkaufs, zur Einlasskontrolle und zur vertraglichen Erfüllung. Es findet keine Übermittlung dieser Daten an externe Ticket-Dienstleister statt.
  • Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).
  • Speicherdauer: Die Bestelldaten werden im Rahmen der gesetzlichen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) gespeichert und danach gelöscht. Auch für Pretix gilt der oben genannte Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Hetzner Online GmbH.

5. Integration von Diensten Dritter

Wir binden auf unserer Website Dienste und Inhalte Dritter ein, um unser Angebot attraktiv zu gestalten und zusätzliche Funktionen bereitzustellen.

5.1 Facebook Plugin (Meta)

Wir nutzen Komponenten des sozialen Netzwerks Facebook (z.B. „Gefällt mir“-Button). Beim Besuch einer Seite, die ein Facebook-Plugin enthält, stellt Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern von Meta her. Dabei werden Informationen über Ihren Besuch und Ihre IP-Adresse an Meta übermittelt.

  • Betreiber: Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung über das Cookie-Consent-Tool).
  • Weitere Informationen: https://www.facebook.com/about/privacy/

5.2 Discord-Integration

Wir verlinken oder integrieren unseren Discord-Server. Wenn Sie diesen nutzen, stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Discord-Servern her und übermittelt dabei z.B. Ihre IP-Adresse, Cookie-Daten und ggf. Informationen zu Ihrem Discord-Profil.

  • Betreiber: Discord, Inc., 444 De Haro Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
  • Weitere Informationen: https://discord.com/privacy

5.3 YouTube-Videos

Wir binden Videos der Plattform YouTube ein. Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus, was bedeutet, dass YouTube keine Informationen über Besucher speichert, bevor diese das Video ansehen.

  • Betreiber: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung über das Cookie-Consent-Tool).
  • Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

5.4 Social Media (Facebook, TikTok) – Verlinkungen

Wir verweisen auf unserer Website auf unsere Profile bei Facebook und TikTok. Beim Anklicken der Links werden Sie zu den jeweiligen Plattformen weitergeleitet, wodurch personenbezogene Daten (z.B. IP-Adresse) an die Betreiber übertragen werden können.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Wir nutzen Diensteanbieter (z.B. Discord, Google, Meta), deren Server sich in den USA (sog. Drittländer) befinden können. Eine Datenübermittlung in die USA erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Für Datenübermittlungen in die USA haben sich die Anbieter in der Regel dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen oder es werden Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) verwendet.

7. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die Dauer der Speicherung bemisst sich an der jeweiligen Rechtsgrundlage und dem Verarbeitungszweck.

  • Bei Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
  • Bei vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. handels- und steuerrechtlich).
  • Bei berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Bis Sie Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) ausüben, es sei denn, wir haben zwingende schutzwürdige Gründe.

Im Übrigen werden gespeicherte personenbezogene Daten gelöscht, wenn sie für ihre Zwecke nicht mehr notwendig sind.

8. Rechte der betroffenen Person

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen die nachstehenden Betroffenenrechte:

  • Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)

Aufsichtsbehörde: Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden. Website: https://datenschutz.hessen.de/

9. WIDERSPRUCHSRECHT

WENN WIR IM RAHMEN EINER INTERESSENABWÄGUNG IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFGRUND UNSERES ÜBERWIEGENDEN BERECHTIGTEN INTERESSES VERARBEITEN, HABEN SIE DAS JEDERZEITIGE RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIESE VERARBEITUNG WIDERSPRUCH MIT WIRKUNG FÜR DIE ZUKUNFT EINZULEGEN.

MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN. EINE WEITERVERARBEITUNG BLEIBT ABER VORBEHALTEN, WENN WIR ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN KÖNNEN, DIE IHRE INTERESSEN, GRUNDRECHTE UND GRUNDFREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER WENN DIE VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENT.

10. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: März 2026). Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen.